ถอดบทเรียน: การเจรจาธุรกิจจีน-ไทย จากการนัดหมายจนถึงเซ็นสัญญา

วิดีโอนี้เป็นส่วนหนึ่งของรายวิชาการสื่อสารทางธุรกิจ (Chinese for Communication in Business Contact III) ที่นำเสนอสถานการณ์จำลองของการเจรจาธุรกิจระหว่างบริษัทจากประเทศไทยกับบริษัทร่วมทุนจีน-เมียนมา ซึ่งแสดงให้เห็นถึงขั้นตอนสำคัญตั้งแต่การติดต่อเบื้องต้น การนัดหมาย การเยี่ยมชมกิจการ ไปจนถึงการลงนามในสัญญา และการสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจ (Guanxi)

1. การติดต่อและการนัดหมาย: ความละเอียดรอบคอบคือหัวใจ

บทสนทนาเริ่มต้นขึ้นเมื่อ หลิน หนาน (林男) เลขานุการของผู้จัดการทั่วไปจากบริษัท สือซ่าง (史上市) ของไทย ได้ติดต่อแผนกขายของบริษัทจีน-เมียนมา เพื่อแสดงความสนใจในผลิตภัณฑ์และขอเข้าเยี่ยมชมกิจการ [00:14]

หวัง อวี้ผิง (王玉平) ผู้จัดการฝ่ายขาย ได้แสดงความยินดีและขอบคุณที่สนใจผลิตภัณฑ์ อย่างไรก็ตาม เมื่อฝ่ายไทยเสนอวันเข้าพบคือวันที่ 25 ของเดือน ผู้จัดการหวังแจ้งว่าไม่สะดวกเนื่องจากมีตารางงานตรวจสอบคุณภาพที่ยุ่งมาก [01:06] แต่ได้เสนอทางเลือกใหม่คือวันที่ 27 แทน ซึ่งเป็นการแสดงออกถึงความยืดหยุ่นและความจริงใจในการต้อนรับคู่ค้า โดยทั้งสองฝ่ายได้ตกลงนัดหมายกันในเวลา 14:00 น. ของวันดังกล่าว [01:22]

2. การเลื่อนนัดหมาย: การสื่อสารที่ทันท่วงที

สถานการณ์พลิกผันเมื่อผู้จัดการทั่วไปของบริษัทไทยติดภารกิจเร่งด่วน เลขานุการหลิน หนาน จึงต้องติดต่อกลับไปเพื่อขอเลื่อนนัดหมาย [02:20] ในครั้งนี้ เธอได้พูดคุยกับ จาง ลี่ฟาง (張立芳) ผู้ช่วยผู้จัดการฝ่ายขาย เนื่องจากผู้จัดการหวังอยู่ระหว่างการเดินทางไปฮ่องกง [02:02]

เลขานุการหลิน หนาน ได้อธิบายถึงสาเหตุที่จำเป็นต้องเลื่อน และขอเปลี่ยนไปเป็นช่วงเช้าของวันที่ 28 แทน [02:32] ผู้ช่วยผู้จัดการจาง ลี่ฟาง รับปากว่าจะแจ้งผู้จัดการหวังทันที และต่อมาได้โทรศัพท์กลับมาเพื่อยืนยันการนัดหมายใหม่ ซึ่งแสดงให้เห็นถึงการจัดการที่ดีและความรับผิดชอบในการติดตามงาน เพื่อรักษาความต่อเนื่องของธุรกิจ [02:55]

3. การเจรจาและการตรวจทานสัญญา: ความแม่นยำที่ไม่ควรมองข้าม

ในวันนัดหมาย ผู้จัดการทั่วไป ว่าน อีลั่ว (萬一落) พร้อมด้วยเลขานุการหลิน หนาน ได้เดินทางมาถึงและได้รับการต้อนรับอย่างอบอุ่น [03:51] ทั้งสองฝ่ายมีการแลกเปลี่ยนนามบัตรอย่างเป็นทางการ จากนั้นผู้ช่วยผู้จัดการจาง ลี่ฟาง ได้นำชมผลิตภัณฑ์ [04:26]

บริษัทจีน-เมียนมานำเสนอผลิตภัณฑ์เสื้อผ้าและเครื่องประดับที่ทันสมัย โดยเฉพาะสินค้าสำหรับผู้ชาย [04:42] ผู้จัดการทั่วไปว่าน อีลั่วแสดงความเห็นว่ารสนิยมความงามแบบจีนได้รับความนิยมอย่างรวดเร็วในกลุ่มคนหนุ่มสาวของไทย และแสดงความสนใจเป็นพิเศษในผลิตภัณฑ์ "เหรียญอวี้" (連玉) [05:53]

จุดสำคัญที่สุดเกิดขึ้นเมื่อเข้าสู่ขั้นตอนการตรวจทานสัญญา [06:42] ผู้จัดการทั่วไปว่าน อีลั่วได้ชี้ให้เห็นข้อผิดพลาดสำคัญเกี่ยวกับกำหนดเวลาการส่งมอบสินค้า โดยระบุว่าที่ตกลงกันคือ "ก่อนเดือนกรกฎาคม" แต่ในสัญญาระบุเป็น "ก่อนเดือนสิงหาคม" [06:47] ฝ่ายจีนยอมรับความผิดพลาดและดำเนินการแก้ไขทันที ซึ่งเน้นย้ำว่าการส่งมอบสินค้าเป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่งต่อฝ่ายไทย [07:04] หลังจากแก้ไขแล้ว ทั้งสองฝ่ายก็ทำการลงนามในสัญญาความร่วมมือเป็นอันเสร็จสิ้น [07:24]

4. การสร้าง "กวนซี" (Guanxi) และสานสัมพันธ์

หลังจากความสำเร็จในการเจรจาและเซ็นสัญญา บริษัทจีนได้จัดงานเลี้ยงอาหารค่ำ (อาหารจีน) เพื่อต้อนรับคณะจากประเทศไทย [07:49] การจัดเลี้ยงถือเป็นธรรมเนียมปฏิบัติที่สำคัญอย่างยิ่งในวัฒนธรรมธุรกิจจีน เพื่อสร้างความสัมพันธ์อันดีหรือที่เรียกว่า "กวนซี"

ผู้จัดการทั่วไปว่าน อีลั่วกล่าวแสดงความรู้สึกเป็นเกียรติอย่างยิ่งที่ได้รับการต้อนรับอย่างอบอุ่น [08:10] และทั้งสองฝ่ายได้ร่วมกันยกแก้วอวยพรเพื่อความร่วมมือที่เป็นมิตรและประสบความสำเร็จในอนาคต [08:22]

วิดีโอนี้จึงเป็นตัวอย่างที่ดีเยี่ยมของบทบาทการสื่อสารภาษาจีนในการดำเนินธุรกิจระหว่างประเทศ ตั้งแต่การวางแผนเชิงกลยุทธ์ในการนัดหมาย การจัดการปัญหาเฉพาะหน้า ไปจนถึงการตรวจทานความถูกต้องในรายละเอียดของสัญญา และการสร้างสัมพันธภาพส่วนบุคคลที่แข็งแกร่งซึ่งเป็นรากฐานของความร่วมมือระยะยาว

วิดีโอต้นฉบับ: บทสนทนาภาษาจีน การเจรจาธุรกิจ |รายวิชาCIB313 (Chinese for Communication in Business Contact III)